Руководством компании было принято решение о размещении на территории завода столовой для сотрудников. На этапе реализации данного решения возник вопрос об автоматизации учета комплексных обедов, и за решением начальник отдела ИТ обратился в компанию 1С:Франчайзинг Ваниев, которая занимается текущим обслуживанием бухгалтерского учета.

Специалисты 1С:Франчайзинг Ваниев уточнили все особенности учета комплексных обедов, которые необходимо было внедрить в столовой, и предложили несколько вариантов автоматизации. Совместные переговоры начальника отдела ИТ и руководства привели к заключению договора на внедрение программного продукта 1С:Управление нашей фирмой для Казахстана.

Цели и задачи проекта:

1. Организовать рабочее место продавца в столовой.
2. Автоматизировать отпуск обедов без оплаты с использованием дисконтной именной карты сотрудника.
3. Максимально автоматизировать и исключить ошибки в работе кассира в процессе выдачи комплексных обедов.
4. Оперативно проверять факт приобретения комплексного обеда сотрудниками, которых не должно быть на работе.
5. Продумать возможность загрузки сводных отчетов за месяц по сотрудникам, кто на какую сумму отобедал, в бухгалтерскую базу.

Реализованные решения

Для организации рабочего места продавца в столовой был использован имеющийся в наличии компьютер. Сканер штрих-кода был приобретен в рамках внедрения у компании 1С:Франчайзинг Ваниев. Кассиру в базе настроили Рабочее место кассира. Начальник ИТ собственными силами изготовил дисконтные карты сотрудникам, в которых была информация о ФИО и табельном номере. Карты кассир сканирует при продаже в 1С.

Для запуска информационной базы в эксплуатацию возникла необходимость заполнения данных о сотрудниках в 1С:УНФ для Казахстана. Так как штат компании не маленький – вручную вносить данные в новую базу было очень трудоемко. Специалистами 1С была разработана обработка по переносу данных (ФИО и табельный номер) действующих сотрудников из бухгалтерской базы в базу столовой.

Для исключения возможных ошибок кассиром, были сделаны доработки в Чеке. Каждому сотруднику программа позволяет продать 1 порцию комплексного обеда в течении дня. У руководства были подозрения, что сотрудники начнут по одной карте кушать несколько раз или использовать карту одну на несколько человек. Доработки помогли эти подозрения исключить.

Для того, чтобы можно было оперативно смотреть и сверять данные о том, кто в какой день поел в столовой, разработали внешний отчет со всей необходимой информацией. Данные этого отчета сверяют с табелем учета рабочего времени, чтобы не было возможности приобрести обед по карте сотрудника, который, например, в отпуске или на больничном.

Еще одной из задач автоматизации учета комплексных обедов – была задача упростить бухгалтеру (по учету заработной платы) формирование в бухгалтерской базе документов Начисление ЗП и Разовое удержание. Для этого была разработана обработка по выгрузке сводных данных в файл Excel из 1С:УНФ для Казахстана и загрузке этих данных в документы бухгалтерской базы.

Работы по адаптации типового решения:

Для организации рабочего места продавца в столовой был использован имеющийся в наличии компьютер. Сканер штрих кода был приобретен в рамках внедрения у компании 1С: Франчайзинг Ваниев. Кассиру в базе настроили Рабочее место кассира. Начальник ИТ собственными силами изготовил дисконтные карты сотрудникам, в которых была информация о ФИО и табельном номере. Карты кассир санирует при продаже в 1С.

Для запуска информационной базы в эксплуатацию возникла необходимость заполнения данных о сотрудниках в 1С: УНФ для Казахстана. Так как штат компании не маленький – вручную вносить данные в новую базу было очень трудоемко. Специалистами 1С была разработана обработка по переносу данных (ФИО и табельный номер) действующих сотрудников из бухгалтерской базы в базу столовой.

Для исключения возможных ошибок кассиром, были сделаны доработки в Чеке. Каждому сотруднику программа позволяет продать 1 порцию комплексного обеда в течении дня. У руководства были подозрения, что сотрудники начнут по одной карте кушать несколько раз или использовать карту одну на несколько человек. Доработки помогли эти подозрения исключить.

Для того, чтобы можно было оперативно смотреть и сверять данные о том, кто в какой день поел в столовой, разработали внешний отчет со всей необходимой информацией. Данные этого отчета сверяют с табелем учета рабочего времени, чтобы не было возможности приобрести обед по карте сотрудника, который, например, в отпуске или на больничном.

Еще одной из задач автоматизации учета комплексных обедов – была задача упростить бухгалтеру (по учету заработной платы) формирование в бухгалтерской базе документов Начисление ЗП и Разовое удержание. Для этого была разработана обработка по выгрузке сводных данных в файл Excel из 1С:УНФ для Казахстана и загрузке этих данных в документы бухгалтерской базы.

Эффекты от внедрения

• Уменьшение рутинной работы
• Повышение прозрачности учета
• Аналитика по бизнесу

Автоматизированы функции

• Финансы, управленческий учет, мониторинг показателей
• Учет бухгалтерский, налоговый, бюджетный, включая регламентированную отчетность
• Бухгалтерский учет
• Расчет зарплаты и кадровый учет
• Управленческий учет
• Управление продажами, логистикой и транспортом (SFM, WMS, TMS)
• Продажи (сбыт), сервис, маркетинг
• Розничная торговля
• Подключение торгового оборудования
• Учет по международным и национальным стандартам
• Учет по национальным стандартам
• Казахстан
• Другое
• Планирование и организация общественного питания

Выполнены работы

• Другие работы
• Настройка интеграции между информационными системами
• Работы по настройке и внедрению типового/отраслевого программного обеспечения
• Создание интерфейсов и наборов прав пользователей
• Начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета
• Ввод начальных остатков / помощь при вводе начальных остатков
• Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
• Техническая реализация специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (адаптация)
• Интеграция с другими системами на базе "1С:Предприятия"
• Подключение специализированного оборудования (например, торгового оборудования)
• Планирование этапов работ, составление календарного плана работ
• Методическое обеспечение специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (требования к адаптации)
• Обучение персонала работе с программой/системой
• Дистанционное обучение пользователей
• Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения
• Доставка программных продуктов в офис заказчика
• Установка программного обеспечения на компьютеры заказчика
• Продажа выбранных программных продуктов

Сопровождение

• Производится обновление платформы и типовых конфигураций "1С:Предприятие", диагностика состояния информационной базы, создание архивных копий
• Осуществляется консультирование по методическим вопросам работы с программой "1С"
• Оформлен платный договор 1С:ИТС
• Используется интернет-версия ИТС и интернет-сервисы ИТС
• Ежемесячно производятся работы по обновлению платформы и типовых конфигураций, диагностика состояния информационной базы, создание архивных копий
• Производится ежемесячное ознакомление пользователей с новыми материалами ИТС ПРОФ

Описание

Цели и задачи проекта:

1. Организовать рабочее место продавца в столовой.
2. Автоматизировать отпуск обедов без оплаты, с использованием дисконтной именной карты сотрудника.
3. Максимально автоматизировать и исключить ошибки в работе кассира в процессе выдачи комплексных обедов.
4. Оперативно проверять факт приобретения комплексного обеда сотрудниками, которых не должно быть на работе.
5. Продумать возможность загрузки сводных отчетов за месяц по сотрудникам, кто на какую сумму отобедал, в бухгалтерскую базу.
Для реализации поставленных задач было принято оригинальное решение: использование механизма дисконтных карт в 1С:УНФ.