6 типовых мифов об 1С:УНФ: что важно знать руководителю бизнеса

При выборе системы автоматизации предприниматели нередко оценивают 1С:Управление нашей фирмой через уже знакомые инструменты: бухгалтерскую программу, CRM или Excel. Отсюда появляются ожидания, которые не всегда соответствуют реальным задачам 1С:УНФ.

Одни считают, что это ещё одна бухгалтерская программа. Другие ждут, что после установки система сама наведёт порядок в бизнесе. Третьи уверены, что для небольшой компании вполне достаточно Excel.

Разберём шесть распространённых мифов об 1С:УНФ и посмотрим, для каких задач на самом деле предназначена эта система.

Миф №1. «1С:УНФ это бухгалтерия»

Это одно из самых распространённых заблуждений.

Бухгалтерский и управленческий учёт отвечают на разные вопросы.

Бухгалтерская система в первую очередь помогает вести регламентированный учёт и формировать необходимую отчётность.

Руководителю бизнеса при этом нужна другая информация:

• сколько компания реально зарабатывает;

• какие направления приносят прибыль;

• сколько денег находится на счетах и в кассах;

• кто и сколько должен компании;

• какие остатки находятся на складах;

• какова себестоимость товаров, работ или продукции;

• какие заказы находятся в работе.

Именно такие задачи относятся к управлению бизнесом.

Поэтому 1С:УНФ следует рассматривать не как замену бухгалтерии, а как инструмент оперативного и управленческого учёта.

Миф №2. «1С:УНФ это просто CRM»

В 1С:УНФ действительно есть инструменты для работы с клиентами и продажами. Можно вести клиентскую базу, заказы и контролировать взаимодействие с покупателями.

Но возможности системы этим не заканчиваются.

Классическая CRM в первую очередь помогает управлять процессом продажи: от первого обращения клиента до заключения сделки.

Для собственника после продажи возникает следующий набор вопросов.

Заказ выполнили? Клиент оплатил? Какова себестоимость? Сколько компания заработала? Что произошло с остатками? Есть ли задолженность? Хватает ли денег для выполнения следующих заказов?

И здесь начинается зона управленческого учёта.

Поэтому CRM и 1С:УНФ могут пересекаться по отдельным функциям, но решают разные по масштабу задачи.

Миф №3. «1С:УНФ слишком сложная для малого бизнеса»

Размер компании сам по себе не определяет необходимость управленческого учёта.

Даже в небольшой организации могут одновременно существовать продажи, закупки, склад, производство или услуги, взаиморасчёты, зарплата, расходы и движение денежных средств.

Пока операций немного, собственник способен держать значительную часть информации в голове или нескольких таблицах.

Но с ростом бизнеса это становится всё сложнее.

Возникают вопросы:

«Почему продажи выросли, а денег больше не стало?»

«Какое направление действительно приносит прибыль?»

«Почему на складе по таблице один остаток, а фактически другой?»

«Сколько нам должны клиенты?»

«Можем ли мы позволить себе эту закупку прямо сейчас?»

В такой ситуации информационная система не усложняет управление, а, наоборот, собирает разрозненные данные в единую картину.

Миф №4. «Поставим 1С:УНФ и сразу всё станет понятно»

Автоматизация сама по себе не создаёт порядок.

Если сотрудники несвоевременно оформляют документы, правила работы не определены, а собственник не использует полученные показатели при принятии решений, даже хорошая информационная система не даст ожидаемого результата.

Поэтому внедрение 1С:УНФ включает не только установку программы.

Необходимо определить:

• какие показатели нужны руководителю;

• кто и когда вводит информацию;

• как оформляются продажи, закупки и движение денег;

• как учитываются запасы;

• как рассчитывается себестоимость;

• какие отчёты регулярно анализирует руководитель.

Программа становится эффективным инструментом тогда, когда она встроена в реальные процессы компании.

Миф №5. «Нам достаточно Excel»

Excel отличный инструмент, и на определённом этапе развития бизнеса его действительно может быть достаточно.

Проблемы начинаются, когда появляется много связанных между собой операций.

Например, у компании уже несколько сотрудников или торговых точек, есть складские остатки, закупки, отсрочки платежей, задолженность клиентов, различные цены, расходы и необходимость рассчитывать себестоимость.

Информация оказывается распределена между несколькими таблицами. Одни данные приходится переносить вручную в другие, появляются разные версии файлов, а итоговые показатели начинают зависеть от того, насколько аккуратно сотрудники заполняют таблицы.

Главный недостаток такого подхода заключается в том, что руководитель всё меньше уверен в актуальности картины бизнеса.

Переход к единой информационной системе позволяет связать продажи, закупки, склад, деньги и другие операции между собой.

Миф №6. «1С:УНФ не подходит для нашего бизнеса»

Иногда это действительно так.

Нет программы, которая одинаково хорошо подходит абсолютно каждой компании.

Но вывод о применимости системы лучше делать не по названию отрасли и не по чужому опыту, а после анализа бизнес-процессов.

Важно понять:

• как компания продаёт;

• что закупает;

• есть ли складской учёт;

• оказывает услуги или производит продукцию;

• как формируется себестоимость;

• как ведутся взаиморасчёты;

• какие показатели нужны собственнику;

• какую информацию сегодня приходится собирать вручную.

После такого анализа уже можно определить, какие задачи закрывает типовой функционал 1С:УНФ, что потребуется настроить и нужна ли компании другая система.

Так кому подходит 1С:УНФ?

В первую очередь компаниям, которым недостаточно просто фиксировать хозяйственные операции.

Система становится особенно полезной, когда собственник хочет видеть взаимосвязь между продажами, деньгами, запасами, себестоимостью и финансовым результатом.

Поэтому вопрос при выборе программы лучше ставить не так:

«Подходит ли нам 1С:УНФ?»

Лучше сформулировать его следующим образом:

«Какие управленческие задачи мы хотим решить с помощью автоматизации?»

Когда задачи сформулированы, становится значительно проще подобрать подходящий инструмент.

Главное: начинать нужно не с программы, а с задач бизнеса

Большинство возражений вокруг 1С:УНФ возникает из-за неправильных ожиданий от продукта.

1С:УНФ не является «ещё одной бухгалтерией», не ограничивается функциями CRM и не является волшебной кнопкой, которая автоматически наведёт порядок в компании.

Это инструмент управления.

Эффективность его использования зависит от того, насколько правильно определены задачи бизнеса, настроены процессы и организована работа сотрудников.

Если вы рассматриваете внедрение 1С:УНФ, специалисты компании «Ваниев» помогут разобрать текущие бизнес-процессы, определить задачи автоматизации и понять, подходит ли 1С:УНФ именно вашей компании.

👉Оставьте заявку на консультацию. Обсудим ваши задачи и предложим подходящий вариант автоматизации.