BlogЗа 35 лет автоматизация прошла путь от программ, купленных в киоске на ВДНХ, до искусственного интеллекта, способного заменить целые участки рутинной работы. Но одна проблема предпринимателей почти не изменилась: многие по-прежнему пытаются управлять бизнесом интуитивно, надеясь, что порядок появится сам или его принесет новая программа.
О том, как за несколько десятилетий изменилась автоматизация бизнеса, почему Excel рано или поздно становится ограничением для растущей компании и какую роль в управлении будут играть системы искусственного интеллекта, мы поговорили с директором ТОО «ВАНИЕВ» Ваниевым Евгением Джабраиловичем.
Его профессиональная история в сфере автоматизации началась еще в начале 1990-х годов. Тогда, если предприятию требовалась программа, обычно искали программиста и просили написать ее практически с нуля. Универсальные решения только появлялись, компьютеры стояли далеко не у каждого руководителя, а сама идея цифрового управления компанией была новой.
Еще будучи студентом, Евгений Джабраилович занимался автоматизацией работы руководителей. Однажды, оказавшись проездом в Москве, он купил в киоске на ВДНХ программу «Мини-бухгалтерия». В то время она еще даже не называлась 1С:Бухгалтерией. Позже появился один из первых реальных проектов: автоматизация предприятия, связанного с железной дорогой, в Караганде. Это был 1991 год.
С тех пор прошло около 35 лет. Изменились технологии, программы и масштабы бизнеса. Но один из главных принципов, по мнению Евгения Джабраиловича, остался прежним: автоматизировать хаос бессмысленно. Сначала необходимо понять, как должен работать бизнес, и только затем переносить эту систему в цифру.
Главная ошибка: ждать от программы волшебства
Предпринимателю легко представить автоматизацию как исключительно техническую задачу. Установить программу, перенести данные, обучить сотрудников, и порядок появится автоматически.
На практике именно здесь часто начинается разочарование.
За десятилетия работы Евгению Джабраиловичу не раз приходилось сталкиваться с компаниями, которые недооценивали сложность внедрения. Когда потенциальный заказчик говорил, что все просто, достаточно поставить программу и начать работать, он предупреждал: путь автоматизации может оказаться долгим и тернистым.
Причина в том, что программа сама по себе не исправляет бизнес-процессы.
Если в компании нет понятных правил, распределения ответственности и контроля, новая система лишь переносит существующий беспорядок в цифровую среду. Поэтому правильная последовательность другая: сначала организационные улучшения, затем автоматизация.
Именно при таком подходе технологии начинают приносить реальный экономический эффект. Если же бизнес воспринимает программу как «волшебную пилюлю», которая самостоятельно наведет порядок, результатом часто становится разочарование.
Иными словами, автоматизация не создает правильные процессы из ничего. Она делает уже существующую систему более прозрачной, быстрой и управляемой.
Excel хорош, пока бизнес его не перерастет
У многих предпринимателей учет начинается одинаково.
Появляется первая таблица Excel. Потом вторая. Отдельный файл для продаж, еще один для расходов, третий для склада.
Пока компания небольшая и предприниматель контролирует почти все лично, такая система действительно может работать.
Проблемы начинаются вместе с ростом.
Появляются сотрудники, новые торговые точки, склады, производство. Таблицы редактируют несколько человек. Кто-то ошибается колонкой, кто-то забывает внести данные, а руководителю становится все сложнее понять не только текущее состояние компании, но и динамику бизнеса.
Поэтому Евгений Джабраилович отмечает интересный парадокс: главным конкурентом специализированных систем учета зачастую становятся не другие программы, а Microsoft Excel.
При этом Excel сам по себе не является плохим инструментом. Напротив, электронные таблицы в свое время стали настоящим технологическим прорывом. И отсутствие учета в любом случае хуже, чем учет в Excel.
Проблема начинается тогда, когда бизнес перерастает возможности таблиц.
Ваниев сравнивает такой учет с тетрадью. Какое-то время в ней можно аккуратно записывать все операции. Но постепенно появляются исправления, разные листы, дополнительные записи, а информации становится слишком много.
То же самое происходит с Excel.
Чем больше компания, тем сложнее контролировать качество данных, особенно если с файлами одновременно работают несколько сотрудников.
Главная задача предпринимателя в этот момент заключается в том, чтобы вовремя понять: прежний инструмент уже не соответствует масштабу бизнеса.
Цифровизация начинается тогда, когда бизнес можно увидеть в цифрах
Слово «цифровизация» давно стало частью деловой лексики. Его используют настолько часто, что первоначальный смысл иногда теряется.
Для Евгения Джабраиловича цифровизация имеет вполне конкретное значение.
Руководитель должен иметь возможность видеть происходящее в компании в цифрах.
Сколько мы продаем?
Как меняются продажи?
Где компания зарабатывает?
Где теряет деньги?
Как работают сотрудники?
Что происходит с закупками?
Какова реальная себестоимость продукции?
Когда предприниматель способен получать ответы на эти вопросы из системы учета, бизнес становится гораздо прозрачнее.
Вместо субъективной оценки сотрудника о том, насколько много он работал, появляются измеримые показатели. Вместо ощущения, что продажи вроде бы растут, появляется конкретная динамика. Вместо предположения о прибыльности направления можно увидеть реальные цифры.
Именно это Евгений Джабраилович и называет цифровизацией бизнеса.
Автоматизация в таком понимании нужна не ради самой автоматизации.
Ее конечная ценность заключается в том, чтобы сделать бизнес наблюдаемым, контролируемым и управляемым.
Особенно это становится важно при масштабировании.
Пока предприниматель лично знает каждого сотрудника, видит каждую продажу и способен самостоятельно контролировать основные операции, часть процессов действительно можно удерживать в голове.
Но по мере роста компании такой подход перестает работать.
Чем больше становится бизнес, тем выше цена ошибки и тем важнее система, которая позволяет руководителю видеть реальное положение дел.
Интуиция предпринимателя важна, но ее необходимо проверять
Опытный предприниматель действительно способен чувствовать бизнес.
Он понимает клиентов, замечает изменения спроса, иногда практически интуитивно определяет, какой товар будет продаваться лучше или какое решение может дать результат.
Проблема возникает тогда, когда ощущения становятся единственным инструментом управления.
По мнению Евгения Джабраиловича, одна из самых дорогих ошибок предпринимателя заключается в том, чтобы не вести учет и слишком сильно полагаться на чужие оценки или собственную уверенность.
Еще одна опасная иллюзия состоит в убеждении, что однажды найденная успешная бизнес-модель будет существовать вечно.
Рынок меняется.
Потребители меняются.
Появляются новые конкуренты и технологии.
То, что приносило прибыль вчера, завтра может перестать работать.
Поэтому предпринимательская интуиция не должна заменять цифры.
Она должна работать вместе с ними.
Интуиция может подсказать, куда смотреть. Но цифры позволяют понять, действительно ли предприниматель прав.
Особенно это важно для начинающих предпринимателей.
У них часто есть энергия, идея и привлекательная картина будущего: построить систему, нанять управляющего, выйти из операционной деятельности и наблюдать за бизнесом через ноутбук из любой точки мира.
Реальность обычно оказывается сложнее.
Бизнес требует постоянных решений, контроля и способности быстро замечать проблемы.
При этом качественный учет способен убрать значительную часть неопределенности. Когда предприниматель видит реальные показатели, абстрактная тревога превращается в конкретные управленческие задачи.
Когда автоматизация становится «миссией невыполнима»
За десятилетия работы были проекты, в которых недостаточно было просто установить новую программу.
Один из наиболее сложных проектов совпал сразу с несколькими масштабными изменениями.
Крупное предприятие переходило со старых DOS-систем на современное программное решение. Одновременно в Казахстане происходил переход от советского учета к национальным стандартам финансовой отчетности на базе МСФО.
Кроме того, само предприятие переходило от раздельных балансов подразделений к единому балансу.
Фактически в рамках одного проекта требовалось одновременно изменить программное обеспечение, принципы учета и архитектуру управления данными.
Внутри команды проект получил соответствующее название: «Миссия невыполнима».
Но миссию выполнили.
Новая система позволила предприятию видеть структуру себестоимости, рассчитывать зарплату и вести учет на принципиально другом уровне. В таком виде решение успешно использовалось около 15 лет.
Эта история показывает еще одну важную особенность автоматизации: более мощное программное обеспечение далеко не всегда автоматически означает лучший результат.
Позднее предприятие решило перейти на ERP. По словам Евгения Джабраиловича, проект потребовал значительных расходов, однако новая система не смогла полноценно воспроизвести даже тот функционал, который уже существовал раньше.
Проблема здесь не обязательно заключается в самой технологии.
Сложная система требует понимания процессов, грамотной постановки задачи, правильной архитектуры и качественного внедрения.
Иначе дорогое программное обеспечение может остаться просто дорогим программным обеспечением.
Искусственный интеллект заберет рутину, но не необходимость считать
Сегодня на место очередной технологической революции приходит искусственный интеллект.
Ожидания от него огромны, и основания для этого действительно есть.
По мнению Евгения Джабраиловича, в первую очередь ИИ будет вытеснять рутинные операции.
Причем это уже происходит.
В качестве примера он приводит разговор с руководителем бухгалтерской компании, где автоматизация с использованием искусственного интеллекта позволила заменить операторов, занимавшихся вводом первичных документов.
Следом будет меняться и сама профессия бухгалтера.
ИИ сможет формировать первичные документы, помогать вести учет и анализировать значительные объемы информации.
Но это не означает исчезновения самого учета.
Скорее наоборот.
Компании будут оцифровывать все больше своей деятельности, точнее считать юнит-экономику, глубже анализировать операции и быстрее находить отклонения.
Поэтому роль человека постепенно будет смещаться от выполнения рутинных операций к построению системы, контролю и интерпретации данных.
Нужно будет понимать, что считать, как организовать учет, какие показатели контролировать и как использовать полученную информацию для принятия управленческих решений.
При этом сам искусственный интеллект тоже не стоит рассматривать исключительно через призму сегодняшнего ажиотажа.
Как и вокруг многих революционных технологий, вокруг ИИ может возникать инвестиционная «пена»: чрезмерные ожидания, переоцененные проекты и слишком оптимистичные прогнозы.
Со временем ажиотаж уменьшится, а полезные технологии останутся.
И тогда искусственный интеллект перестанет восприниматься как нечто необычное. Он станет привычным инструментом, так же как когда-то электронный будильник заменил механический.
Выживут компании, способные меняться
Опыт нескольких десятилетий позволяет увидеть закономерность, которую сложно заметить внутри одного технологического цикла.
Программы меняются.
Платформы устаревают.
Появляются новые стандарты учета.
Excel приходит на смену бумажным таблицам, специализированные системы заменяют Excel, а сегодня часть операций начинают брать на себя алгоритмы искусственного интеллекта.
Поэтому главный риск для бизнеса заключается не в том, чтобы однажды выбрать «не ту» программу.
Гораздо опаснее перестать меняться.
По мнению Евгения Джабраиловича, компании, которые не будут успевать за технологическими изменениями и не смогут превращать системы автоматизации в эффективные инструменты для сотрудников, постепенно начнут терять рынок.
Технологическое отставание становится своеобразным якорем. Со временем он становится все тяжелее и все сильнее мешает бизнесу двигаться вперед.
Вместо заключения
Автоматизация бизнеса начинается не с покупки программы.
Она начинается с гораздо менее эффектных, но намного более важных вопросов.
Что на самом деле происходит в компании?
Кто за что отвечает?
Где бизнес зарабатывает деньги?
Где он их теряет?
Какие процессы работают эффективно?
И главное, можем ли мы подтвердить свои ощущения цифрами?
Excel, 1С, ERP и искусственный интеллект являются инструментами, которые помогают отвечать на эти вопросы.
Технологии будут становиться мощнее. Искусственный интеллект возьмет на себя все больше рутинных операций. Некоторые профессии серьезно изменятся, а привычные сегодня способы работы постепенно уйдут в прошлое.
Но базовый принцип управления бизнесом вряд ли изменится.
Предприниматель может доверять собственному опыту. Может прислушиваться к сотрудникам. Может принимать решения интуитивно.
Но в конечном счете ощущения необходимо сверять с цифрами.
Потому что самая опасная ситуация в бизнесе возникает не тогда, когда предприниматель ошибается.
Она возникает тогда, когда он не видит собственной ошибки.
