1С:Управление нашей фирмой для Казахстана: возможности программы и кому она подходит

Продажи ведутся в одной программе, склад в другой, движение денег контролируется в таблицах, а реальную прибыль собственник узнаёт только после ручного сбора данных.

Для растущего бизнеса такая ситуация постепенно превращается в проблему. Руководителю нужны не просто документы и цифры по отдельным участкам. Ему нужна единая картина: что продаём, сколько зарабатываем, какие товары есть на складе, кто нам должен, кому должны мы, какие заказы находятся в работе и достаточно ли денег для выполнения обязательств.

1С:Управление нашей фирмой для Казахстана, или сокращённо 1С:УНФ, позволяет объединить основные процессы небольшой компании в одной информационной системе.

Разберём, какие задачи решает программа и в каких случаях бизнесу стоит рассматривать её внедрение.

Что такое 1С:УНФ для Казахстана

1С:УНФ представляет собой решение для оперативного и управленческого учёта компании.

В одной системе можно работать с продажами, закупками, клиентами, складскими запасами, деньгами, производством, работами и услугами, персоналом и финансами.

Главная ценность такого подхода заключается не просто в количестве функций.

Разные операции бизнеса оказываются связаны между собой.

Например, заказ клиента может сформировать потребность в товаре. Система позволяет проверить свободный остаток, зарезервировать товар, разместить потребность в заказе поставщику или заказе на производство и отслеживать дальнейшее обеспечение заказа.

Для руководителя это означает переход от разрозненного учёта отдельных операций к более целостному пониманию происходящего в компании.

Продажи: от обращения клиента до выполнения заказа

Когда продажи ведутся в таблицах и переписках, информация о клиенте, договорённостях, ценах и состоянии заказа часто находится в разных местах.

В 1С:УНФ можно хранить информацию о клиентах и контактных лицах, регистрировать взаимодействия, договоры и заказы покупателей.

В системе предусмотрена работа с ассортиментом, различными видами цен, прайс-листами, скидками и наценками.

Можно планировать продажи и проводить план-фактный анализ по подразделениям, группам товаров и отдельным позициям.

Заказы покупателей могут объединяться в проекты. Также можно формировать графики отгрузки товаров, выполнения работ и оказания услуг.

Для бизнеса это даёт возможность контролировать не только сам факт продажи, но и дальнейшее выполнение обязательств перед клиентом.

Закупки: что, когда и сколько нужно заказать

Одна из типичных проблем растущего бизнеса возникает, когда закупки начинают выполняться реактивно.

Менеджер обнаружил, что товара не хватает, сообщил закупщику, тот уточнил остатки и только после этого начал искать поставщика.

В 1С:УНФ можно вести поставщиков, их контактную информацию и цены, оформлять заказы поставщикам и контролировать их исполнение.

Система позволяет определять дефицит запасов и формировать рекомендации по их пополнению.

Потребность можно обеспечивать за счёт свободного остатка, заказа поставщику или производства.

Это особенно полезно компаниям, где продажи напрямую зависят от наличия товара или материалов.

Склад: понимать не только остаток, но и доступность товара

Знать общее количество товара недостаточно.

Часть запасов может находиться на разных складах, часть уже зарезервирована под заказы покупателей, а товары могут различаться по характеристикам и партиям.

1С:УНФ поддерживает учёт запасов на нескольких складах, характеристики и партии товаров, складские ячейки и перемещения между местами хранения.

Можно резервировать запасы под заказы покупателей, проводить инвентаризацию и отражать её результаты.

Предусмотрена печать этикеток и ценников.

В результате сотрудники получают единый источник информации о запасах, а руководителю проще контролировать состояние оборотных средств, находящихся на складе.

Розничные продажи

1С:УНФ можно использовать и для розничной торговли.

В программе предусмотрено рабочее место кассира для регистрации продаж, работы с возвратами и закрытия смены.

Поддерживается подключение торгового оборудования, а также работа с этикетками и ценниками.

Если у компании развивается розничная сеть, 1С:УНФ может использоваться совместно с «1С:Розница для Казахстана». Между решениями предусмотрен двусторонний обмен данными.

Такой вариант позволяет использовать УНФ в качестве управляющей системы компании, а специализированное решение для розницы непосредственно в магазинах.

Производство: от потребности до себестоимости

1С:УНФ подходит не только торговым и сервисным компаниям.

В программе предусмотрено управление производством продукции.

С помощью спецификаций можно описывать состав и технологию производства. Заказы на производство позволяют планировать выпуск и рассчитывать потребность в материалах и комплектующих.

Система регистрирует фактический выпуск продукции и позволяет учитывать затраты.

После закрытия периода может рассчитываться фактическая себестоимость выпуска.

Для руководителя производственной компании это принципиальный момент.

Сам факт продажи ещё не показывает, сколько бизнес действительно заработал. Чтобы оценить финансовый результат, необходимо понимать затраты и себестоимость произведённой продукции.

Услуги и работы: заказ, выполнение и затраты в одной системе

Для сервисных компаний предусмотрен механизм заказов-нарядов.

Он позволяет связать планирование и выполнение работ, оказание услуг, продажу товаров, а также учёт материальных и трудовых затрат.

Можно планировать загрузку сотрудников и фиксировать фактическое выполнение работ.

Это может быть полезно сервисным центрам, ремонтным компаниям и другим организациям, где бизнес строится вокруг выполнения заказов клиентов.

Вместо нескольких отдельных документов и таблиц компания получает связанный процесс от заказа до его выполнения.

Деньги: сколько есть сейчас и какие платежи впереди

Одна из ключевых задач собственника заключается в контроле денежных средств.

Прибыль и деньги на счёте не являются одним и тем же показателем. Компания может показывать прибыль и одновременно испытывать нехватку денег для текущих платежей.

В 1С:УНФ можно учитывать движение денежных средств по кассам и банковским счетам, операции по платежным картам, расчёты с подотчётными лицами, кредиты и займы.

Для планирования платежей предусмотрен платёжный календарь.

Он помогает организовать работу не только с уже совершёнными платежами, но и с предстоящим движением денежных средств.

Также предусмотрена интеграция с системой «Клиент банка».

Управленческий учёт: видеть финансовый результат бизнеса

Именно этот блок отличает простую регистрацию операций от полноценного инструмента управления.

В 1С:УНФ предусмотрено ведение управленческого учёта и формирование финансового результата.

Руководитель может получать основные управленческие отчёты:

• управленческий баланс;

• отчёт о прибылях и убытках;

• отчёт о движении денежных средств.

Доходы и расходы можно анализировать по направлениям деятельности, подразделениям, заказам покупателей и статьям доходов и расходов.

Предусмотрена также работа с финансовыми планами: прогнозным балансом, бюджетом прибылей и убытков и бюджетом движения денежных средств.

В результате собственник получает возможность смотреть на бизнес не только через оборот или остаток денег на банковском счёте.

Можно анализировать, где компания зарабатывает, на что расходуются средства и как формируется финансовый результат.

Монитор руководителя: основные показатели в одном месте

Собственнику не обязательно ежедневно открывать десятки отчётов.

Для контроля деятельности компании в 1С:УНФ предусмотрен «Монитор руководителя».

В нём можно видеть основные показатели бизнеса: остатки денежных средств, дебиторскую и кредиторскую задолженность, прибыль и убытки, а также просроченные обязательства перед клиентами и обязательства поставщиков.

Дополнительно можно анализировать продажи, доходы и расходы, запасы и динамику задолженности.

Это помогает руководителю быстрее замечать проблемные зоны и переходить от общего вопроса «Как у нас дела?» к конкретным показателям.

Персонал и управленческая зарплата

В 1С:УНФ предусмотрен кадровый учёт сотрудников, включая приём, кадровые перемещения и увольнение.

Можно вести табель рабочего времени, учитывать начисления и удержания, формировать ведомости на выплату зарплаты и аванса.

При этом необходимо учитывать важное разделение.

1С:УНФ ориентирована на управленческий расчёт заработной платы. Для начисления регламентированной заработной платы и расчёта установленных законодательством налогов и взносов разработчик рекомендует использовать «1С:Бухгалтерию 8 для Казахстана».

Это хороший пример того, почему УНФ не следует воспринимать просто как замену бухгалтерской программы.

Как 1С:УНФ работает вместе с бухгалтерией

Управленческий и регламентированный учёт решают разные задачи.

Руководителю нужна оперативная информация о продажах, деньгах, запасах, себестоимости и финансовом результате.

Бухгалтерии необходим учёт, связанный с требованиями законодательства и регламентированной отчётностью.

Поэтому компании не обязательно выбирать между УНФ и бухгалтерией.

В 1С:УНФ предусмотрен обмен данными с «1С:Бухгалтерией 8 для Казахстана».

При правильно организованной схеме работы оперативные процессы ведутся в УНФ, а необходимые данные передаются в бухгалтерскую систему.

Конкретную схему обмена и распределение функций между программами необходимо определять при проектировании системы учёта компании.

Практический пример

Представим компанию, которая продаёт оборудование и дополнительно оказывает услуги по его установке.

Клиент обращается к менеджеру. Менеджер оформляет заказ.

Для выполнения заказа требуется оборудование со склада и работа специалиста.

Система позволяет связать заказ с обеспечением потребности. Если необходимого товара недостаточно, возникает потребность в пополнении запасов.

После поступления оборудования оно учитывается на складе. Затем компания выполняет заказ и отражает необходимые операции.

Движение денег попадает в финансовый контур, а затраты участвуют в формировании финансового результата.

Руководителю уже не нужно вручную соединять информацию из таблицы продаж, складской программы и банковской выписки, чтобы понять состояние заказа и его влияние на бизнес.

Именно связанность процессов является одним из главных преимуществ комплексной системы управленческого учёта.

Кому подходит 1С:УНФ для Казахстана

Мы рекомендуем рассмотреть 1С:УНФ компаниям, которым уже недостаточно разрозненных таблиц и отдельных программ для каждого участка.

В первую очередь это бизнес, где есть несколько взаимосвязанных процессов:

• продажи и работа с заказами клиентов;

• закупки и поставщики;

• складские остатки;

• розничные продажи;

• производство;

• выполнение работ или оказание услуг;

• движение денежных средств;

• необходимость рассчитывать себестоимость;

• управленческий контроль доходов, расходов и финансового результата.

При этом сам факт наличия перечисленных процессов ещё не означает, что компании обязательно нужна именно 1С:УНФ.

Сначала необходимо разобраться, как устроен бизнес, какие процессы требуется автоматизировать и какую информацию хочет получать руководитель.

Что важно определить до внедрения

Ошибка при внедрении заключается в попытке начать проект с настройки программы.

Начинать лучше с бизнес-процессов.

До внедрения стоит определить:

• как в компании проходит заказ от обращения клиента до выполнения;

• кто отвечает за продажи, закупки и склад;

• как контролируются деньги;

• каким образом рассчитывается себестоимость;

• какие показатели нужны собственнику;

• какие операции должны передаваться в бухгалтерию;

• какие данные сотрудники сегодня ведут вручную;

• какие отчёты должны стать основой для управленческих решений.

После этого можно определить, какие возможности типовой 1С:УНФ закрывают задачи компании и где потребуется дополнительная настройка.

Главное: 1С:УНФ объединяет управление бизнесом в одной системе

Ценность 1С:УНФ не в том, что программа содержит большой набор функций.

Гораздо важнее связь между ними.

Продажа влияет на потребность в запасах. Закупка меняет состояние склада и взаиморасчётов. Производство формирует продукцию и затраты. Платежи меняют состояние денежных средств. Все эти операции в итоге влияют на финансовый результат бизнеса.

Когда информация собирается в единой системе, руководитель получает более целостную картину происходящего в компании.

Именно поэтому выбор 1С:УНФ стоит начинать не с вопроса «Какие функции есть в программе?», а с другого:

«Какие процессы нашего бизнеса мы хотим контролировать и какие показатели нужны нам для принятия решений?»

Специалисты компании «Ваниев» помогут провести разбор текущих бизнес-процессов, определить задачи автоматизации и оценить, подходит ли 1С:Управление нашей фирмой для Казахстана вашей компании.

Оставьте заявку на консультацию. Разберём ваши процессы и предложим подходящую схему автоматизации на базе 1С.