БлогКомпания может довольно долго работать в Excel, вести часть учета вручную и использовать несколько отдельных программ. Пока операций немного, сотрудники знают большинство процессов наизусть, а руководитель лично контролирует ключевые вопросы, такая схема может работать.
С ростом бизнеса ситуация меняется.
Появляются новые сотрудники, увеличиваются ассортимент и количество заказов, развиваются новые каналы продаж. Компания начинает одновременно работать с розничными и оптовыми покупателями, маркетплейсами, складом и собственным производством.
В результате информации становится больше, но получить целостную картину бизнеса становится сложнее.
Именно с такой ситуацией столкнулась компания «Ковчег» из Караганды. Компания более восьми лет занимается торговлей и развивает собственное швейное производство.
По мере роста бизнеса прежний подход к учету перестал соответствовать количеству операций. Информация находилась в разных источниках, часть данных обрабатывалась вручную, а руководству приходилось собирать и сверять показатели.
Перед нашей командой стояла задача не просто внедрить новую программу, а провести автоматизацию бизнес-процессов и объединить ключевые участки учета в одной системе.
В качестве основы была выбрана 1С:Управление нашей фирмой (1С:УНФ).
Когда бизнесу становится недостаточно Excel
Excel остается удобным инструментом для расчетов, анализа и работы с небольшими объемами информации. Проблемы появляются, когда таблицы начинают выполнять роль полноценной системы управления компанией.
Например, остатки учитываются в одной программе, продажи в другой, себестоимость рассчитывается в Excel, а часть информации сотрудники фиксируют вручную.
Пока операций немного, такую систему еще можно контролировать. Но по мере роста компании увеличивается количество документов, товаров, заказов и сотрудников.
Любое расхождение приходится искать вручную.
В результате руководителю становится сложнее быстро получить ответы на базовые вопросы:
сколько товара находится на складе;
какие позиции необходимо закупать;
какие товары продаются лучше;
сколько стоит произведенная продукция;
какую прибыль приносит конкретное направление;
сколько компания реально зарабатывает после учета расходов.
Для «Ковчега» эти вопросы особенно важны, поскольку компания одновременно занимается торговлей и производством.
Здесь есть розничные продажи, оптовые клиенты, маркетплейсы, склад и собственное швейное производство.
Каждое направление имеет свои особенности учета.
Один и тот же товар может продаваться в розничном магазине, оптовому клиенту и через маркетплейс по разным ценам. При работе с маркетплейсами необходимо дополнительно учитывать комиссии и другие расходы.
Если продукция производится самостоятельно, возникает еще одна важная задача: расчет фактической себестоимости.
При такой модели бизнеса разрозненный учет постепенно становится не просто неудобным. Он начинает ограничивать возможности управления компанией.
Какие процессы автоматизировали в 1С:УНФ
Перед внедрением необходимо было определить, какие процессы должны работать в едином информационном пространстве.
В результате автоматизация бизнеса на базе 1С:УНФ охватила основные направления работы компании:
розничные и оптовые продажи;
складской учет;
закупки;
управление ценами;
производство;
расчет себестоимости;
финансовый учет;
работу с ассортиментом;
управленческую аналитику.
Главная задача заключалась в том, чтобы информация между этими процессами была связана.
Если товар продан, операция должна отражаться в складском учете. Если материалы переданы в производство, их движение должно фиксироваться в системе. После выпуска готовой продукции необходимо получить данные для расчета себестоимости.
Так одна операция становится частью общего учета и не требует многократного переноса информации между таблицами и программами.
Для руководителя это означает возможность получать более полную картину бизнеса из одной системы.
Автоматизация складского учета
Для торговой компании склад напрямую связан с деньгами.
Недостаточный запас востребованного товара может привести к потерянным продажам. Избыточные закупки, наоборот, замораживают оборотные средства в продукции, которая долго находится на складе.
Поэтому автоматизация складского учета нужна не только для того, чтобы знать количество товара.
Руководителю важно понимать движение запасов:
какие позиции продаются быстрее остальных;
какие товары заканчиваются;
что необходимо закупать;
какие позиции долго находятся без движения;
сколько средств вложено в товарные остатки.
После внедрения 1С:УНФ в «Ковчеге» стало проще получать актуальную информацию об остатках и движении товаров.
Эти данные можно использовать при планировании закупок и управлении ассортиментом.
Вместо субъективной оценки руководитель и сотрудники получают конкретные показатели.
ABC-анализ товаров в 1С:УНФ
Большой ассортимент не означает, что все товарные позиции одинаково важны для бизнеса.
Одни товары могут обеспечивать значительную часть продаж, другие продаются значительно реже, а некоторые долго находятся на складе.
Для анализа ассортимента в 1С:УНФ можно использовать ABC-анализ.
Он позволяет определить наиболее значимые товарные позиции и обратить внимание на товары с низкими показателями.
Если определенная позиция продается хорошо, компании важно поддерживать необходимый запас.
Если товар долго находится на складе, можно рассмотреть несколько вариантов:
уменьшить объем закупки;
изменить цену;
провести акцию;
пересмотреть необходимость товара в ассортименте.
Таким образом, автоматизация торговли позволяет использовать данные учета для принятия управленческих решений.
Автоматизация продаж через маркетплейсы
Для «Ковчега» маркетплейсы стали одним из каналов расширения географии продаж.
Компания получила возможность работать с покупателями за пределами локального рынка.
Но увеличение количества заказов одновременно повышает требования к учету.
Необходимо контролировать остатки, цены, себестоимость и экономику разных каналов продаж.
При этом высокий оборот не всегда означает высокую прибыль.
Для оценки эффективности продаж руководителю необходимо учитывать комиссии маркетплейсов и другие связанные расходы.
Поэтому для управления бизнесом недостаточно ответить на вопрос: «Сколько мы продали?»
Намного важнее понимать: «Сколько компания заработала на этих продажах?»
Когда информация о продажах, себестоимости и других показателях находится в единой системе, анализировать эффективность каждого направления значительно проще.
Автоматизация производства в 1С
Отдельной частью проекта стала автоматизация производства.
«Ковчег» развивает собственное швейное направление и выпускает палатки, костюмы, чехлы и другую продукцию.
Производственный учет отличается от обычной торговли.
При продаже готового товара компания знает его закупочную стоимость. В производстве готовая продукция создается из материалов.
Необходимо учитывать поступление материалов, их передачу в производство, расход и выпуск готовой продукции.
После этого возникает ключевой для бизнеса показатель: себестоимость произведенного изделия.
Если компания не знает фактическую себестоимость, руководству сложно объективно оценивать маржинальность и устанавливать обоснованные цены.
После внедрения 1С:УНФ стало возможным контролировать движение материалов, учитывать выпуск продукции и анализировать себестоимость.
Руководство получает возможность оценивать экономику не только бизнеса в целом, но и отдельных товарных групп и направлений.
Что изменилось после внедрения 1С:УНФ
Один из главных результатов проекта заключается в переходе к единой информационной базе.
Кассиры, продавцы, бухгалтерия и руководство работают с общей системой.
Это сокращает количество ситуаций, когда одну и ту же информацию необходимо вручную переносить между разными источниками.
Для сотрудников это означает меньше повторяющихся операций.
Для руководства ценность заключается в другом: необходимые показатели становятся доступнее для анализа.
В системе можно контролировать:
продажи;
складские остатки;
движение товаров;
себестоимость;
выпуск продукции;
состояние ассортимента;
результаты отдельных направлений.
В результате 1С становится не только программой для ведения учета, но и одним из инструментов управления компанией.
Как автоматизация влияет на показатели бизнеса
Эффективность внедрения информационной системы стоит оценивать не количеством настроенных функций и отчетов, а тем, как изменилась ежедневная работа компании.
Скорость получения информации
Если раньше для подготовки отчета сотрудникам приходилось собирать информацию из нескольких источников, после автоматизации необходимые показатели формируются на основании данных единой системы.
Руководитель может быстрее получить информацию для принятия решения.
Контроль себестоимости
Себестоимость особенно важна для компаний, которые одновременно занимаются торговлей и производством.
Без понимания себестоимости сложно объективно оценивать маржинальность продукции и принимать решения по ценообразованию.
Контроль складских остатков
Актуальные данные по складу помогают точнее планировать закупки.
Компания может снизить вероятность двух нежелательных ситуаций: дефицита востребованного товара и накопления избыточных запасов.
Сокращение ручных операций
Если сотрудники несколько раз переносят одну и ту же информацию между таблицами и программами, компания расходует рабочее время на операции, которые можно автоматизировать.
Кроме затрат времени, ручной ввод увеличивает вероятность ошибок.
Управленческая аналитика
Автоматизация позволяет руководителю принимать решения не только на основании опыта и интуиции, но и с учетом фактических показателей.
Именно поэтому ценность автоматизации заключается не столько в программе, сколько в качестве информации, которую получает бизнес.
Почему внедрение 1С нужно начинать с задач бизнеса
Одна из распространенных ошибок при автоматизации заключается в том, что проект начинают с изучения функций программы.
На практике первым должен быть другой вопрос:
Какую проблему бизнеса необходимо решить?
Например:
«Мы не понимаем фактическую себестоимость продукции».
«Руководитель не видит актуальные складские остатки».
«Сотрудники несколько раз вводят одни и те же данные».
«Подготовка управленческого отчета занимает несколько дней».
Это конкретные бизнес-задачи.
После их определения можно выбирать инструменты, необходимые для решения.
Также важно понимать, что автоматизировать существующий процесс в неизменном виде не всегда правильно.
Если процесс изначально организован неэффективно, перенос его в информационную систему не устранит проблему.
Иногда перед внедрением необходимо пересмотреть порядок работы, определить ответственность сотрудников и убрать лишние операции.
Поэтому качественное внедрение 1С начинается с анализа бизнес-процессов.
Нужно ли автоматизировать весь бизнес сразу
Не всегда.
Для многих компаний более эффективным оказывается поэтапный подход.
Сначала определяются процессы, которые создают наибольшее количество проблем или сильнее всего влияют на управление.
Например, первым этапом можно автоматизировать продажи и склад. Затем подключить производство, расчет себестоимости и дополнительную управленческую аналитику.
Такой подход позволяет постепенно внедрять изменения и оценивать практический результат каждого этапа.
При этом автоматизация не заканчивается после запуска программы.
Бизнес развивается. Появляются новые сотрудники, товары, направления продаж и требования руководства.
Поэтому система учета также должна развиваться вместе с компанией.
После внедрения наша команда продолжает сопровождать «Ковчег», консультировать сотрудников и при необходимости адаптировать систему под новые задачи бизнеса.
Как понять, что бизнесу нужна автоматизация
Есть несколько признаков, которые могут говорить о необходимости пересмотреть существующую систему учета.
Руководитель регулярно просит перепроверять цифры.
Для получения управленческого отчета необходимо собрать несколько Excel-файлов.
Сотрудники вручную переносят информацию между программами.
Фактические и учетные остатки регулярно расходятся.
Компания не может быстро определить прибыльность отдельных товаров или направлений.
Рост количества заказов приводит к необходимости увеличивать штат только для обработки информации.
Получение актуальной себестоимости занимает слишком много времени.
Если несколько таких ситуаций происходят одновременно, вопрос автоматизации стоит рассматривать уже не только как техническую задачу.
Это вопрос управляемости бизнеса.
С чего начать автоматизацию бизнеса
Начинать стоит не с покупки программы, а с анализа текущих процессов.
Необходимо понять:
какие данные нужны руководителю для принятия решений;
какие операции выполняются вручную;
где чаще всего возникают ошибки;
какая информация дублируется;
какие отчеты собираются вручную;
насколько точно рассчитывается себестоимость;
можно ли быстро определить прибыльность направлений;
какие процессы могут ограничивать дальнейший рост компании.
После этого можно определить приоритетные задачи и подобрать подходящее решение.
Такой подход позволяет проводить автоматизацию бизнес-процессов ради конкретного результата, а не ради самого факта внедрения новой программы.
Главный результат автоматизации бизнеса
Опыт «Ковчега» показывает, как меняются требования к учету по мере роста компании.
На определенном этапе Excel, отдельные программы и ручной учет действительно могут закрывать основные потребности.
Но когда бизнес объединяет розничную торговлю, оптовые продажи, маркетплейсы, склад и собственное производство, руководству необходима единая картина.
В случае «Ковчега» внедрение 1С:УНФ позволило объединить торговлю, склад, производство, ценообразование, себестоимость и аналитику в общем информационном пространстве.
Главная ценность проекта заключается не в замене Excel другой программой.
Ценность в том, что информация становится доступной для управления бизнесом.
Компания может быстрее получать необходимые показатели, контролировать ключевые процессы и принимать решения на основании данных.
Планируете автоматизацию бизнеса?
Если учет компании распределен между Excel, несколькими программами и ручными записями, не обязательно сразу начинать масштабное внедрение.
Первым шагом может стать анализ существующих бизнес-процессов.
Команда «Ваниев» занимается автоматизацией бизнеса, внедрением и сопровождением решений 1С для торговли, производства и других направлений.
Мы анализируем текущую систему учета, определяем участки с большим количеством ручных операций, изучаем потребности руководства в аналитике и помогаем определить, какие процессы имеет смысл автоматизировать в первую очередь.
Если хотите понять, как автоматизация и внедрение 1С могут помочь вашему бизнесу, обратитесь к нам за консультацией. Разберем текущие процессы и определим оптимальный вариант автоматизации.
